Website laten maken als KMO: zo bepaal je vooraf de prijs

Drie offertes voor dezelfde website, drie bedragen die niets met elkaar te maken lijken te hebben. Dat is zelden een prijsverschil. Het is een verschil in wat elk bureau denkt dat je nodig hebt, en dat weet je pas als je het zelf hebt opgeschreven.

Key takeaways

• De prijs van een website volgt uit vier keuzes: hoeveel pagina's een eigen ontwerp krijgen, hoeveel maatwerk erin zit, hoeveel systemen je koppelt en wat er na de lancering blijft draaien.
• Een offerte waarin die vier onderdelen niet apart benoemd staan, kun je niet naast een andere offerte leggen.
• Een koppeling kost je twee keer: eenmaal om te bouwen, en daarna telkens opnieuw om te testen zodra een van beide systemen verandert.
• De bouwkost stopt bij de oplevering, het onderhoud loopt door zolang de site bestaat. Reken die tweede post mee voor je kiest.
• Dit overzicht maak je zelf, in een zitting, met gratis gereedschap dat verderop in de tabel staat.

Deel 1: breng in kaart wat er gebouwd wordt

Stap 1. Tel je pagina's en scheid uniek van herhaald

Open een leeg document en schrijf elke pagina op die je denkt nodig te hebben: home, over ons, diensten, referenties, blog, contact. Zet achter elke pagina of ze een eigen ontwerp vraagt of een sjabloon deelt met andere pagina's. Tien dienstpagina's op een gedeeld sjabloon zijn ander werk dan tien pagina's die er allemaal anders uitzien. Precies daar zit een groot deel van het verschil tussen twee offertes.

Klaar als: achter elke regel het woord uniek of sjabloon staat, en je kunt zeggen hoeveel unieke ontwerpen er in totaal nodig zijn.

Stap 2. Teken je menu voor je verder gaat

Teken de structuur van je site: wat staat in het hoofdmenu, wat hangt daaronder, en waar komt iemand terecht die je bedrijf nog niet kent. Doe dit voor je aan ontwerp denkt. Een menu met submenu's, filters en meerdere niveaus is meer bouwwerk dan een rij van vijf items. Je ziet nu bovendien welke pagina's uit stap 1 eigenlijk overbodig zijn.

Klaar als: je op de tekening met je vinger de route kunt volgen die een onbekende bezoeker aflegt naar je belangrijkste dienst.

Stap 3. Kies per pagina tussen standaard en maatwerk

Loop je paginalijst opnieuw af en stel per pagina een vraag: kan dit met de standaardonderdelen van een bestaand platform of thema, of heb ik hier echt iets eigens nodig? Een configurator, een klantenportaal, een boekingssysteem of een zoekfunctie met filters is maatwerk. Een dienstpagina met tekst, beeld en een contactformulier is dat bijna nooit. Maatwerk is niet duur om duur te zijn. Het is ontwerp en code die nog niet bestaan.

Klaar als: achter elke pagina standaard of maatwerk staat, en je bij elk maatwerkonderdeel in een zin kunt uitleggen waarom een standaardoplossing niet volstaat.

Deel 2: breng in kaart wat er blijft draaien

Stap 4. Inventariseer je koppelingen

Schrijf op welke systemen met je site moeten praten: boekhoudpakket, CRM, betaalprovider, voorraadbeheer, nieuwsbriefdienst, agenda. Zoek per systeem in de officiële documentatie van die leverancier op of er een kant-en-klare koppeling of een gedocumenteerde API bestaat. Noteer er meteen bij welke gegevens welke kant op gaan. Een koppeling die alleen een e-mailadres doorgeeft is iets heel anders dan een koppeling die bestellingen, voorraad en facturen synchroon houdt.

Klaar als: je per systeem een regel hebt met de naam, de richting van de gegevens en de link naar de documentatiepagina waarop staat dat het kan.

Stap 5. Meet je vertrekpunt

Heb je al een site, meet die dan vandaag met Google PageSpeed Insights en bewaar het resultaat met de datum erbij. Heb je nog geen site, meet dan die van een branchegenoot die je goed vindt. Zo weet je waar je vertrekt, en zo kun je na de lancering met exact dezelfde meting aantonen dat er iets verbeterd is. Wie niet meet voor de bouw, houdt achteraf alleen een gevoel over.

Klaar als: je van minstens een site een bewaarde meting hebt, met de datum waarop je ze deed.

Stap 6. Beslis over onderhoud voor je een prijs hoort

Bepaal zelf wat je na de lancering verwacht: wie doet de technische updates, wie herstelt een storing, wie past teksten aan, en hoe snel moet er iemand reageren als de site plat ligt. Kies daarna bewust tussen een vast onderhoudscontract en losse aanpassingen per keer. Dit is de post die bureaus het vaakst verschillend invullen. Het is ook de enige post die doorloopt nadat de bouwfactuur betaald is.

Klaar als: je op papier hebt wie welke taak doet na de lancering, en of je daar een vast bedrag per maand voor wil betalen.

Deel 3: zet het om in een aanvraag

Stap 7. Bundel alles en vraag pas dan offertes

Zet je paginalijst, je menutekening, je keuze standaard tegenover maatwerk, je koppelingen en je onderhoudswensen in een document. Stuur dat mee met elke aanvraag en vraag elk bureau om de prijs op te splitsen per onderdeel, in plaats van een totaalbedrag onderaan. Nu laat je hetzelfde werk beprijzen door verschillende bureaus. Je ziet meteen wie iets heeft weggelaten en wie iets heeft toegevoegd dat jij nooit gevraagd hebt.

Klaar als: elk bureau exact hetzelfde document heeft gekregen, en elke offerte die terugkomt dezelfde onderdelen apart benoemt.

Aanbevolen platforms en tools

Tips en tricks

• Stuur elk bureau hetzelfde document. Vraag je drie offertes op drie verschillende beschrijvingen, dan vergelijk je geen prijzen maar aannames.
• Vraag bij de start wie eigenaar wordt van de domeinnaam, de hosting en de opgeleverde code. Die vraag kost niets voor de bouw en heel veel op de dag dat je wil verhuizen.
• Behandel je teksten niet als sluitpost. Een site die technisch af is maar wacht op inhoud, staat maanden stil terwijl er niemand meer aan werkt.
• Vraag om een opsplitsing per onderdeel. Aan een totaalbedrag kun je niets bijsturen, aan een lijst met posten wel.
• Zet pagina's die je pas later wil toevoegen nu al op je lijst met de aantekening later. Een bureau houdt er dan rekening mee in de structuur, en dat scheelt een verbouwing achteraf.
• Vraag welke onderdelen je zelf kunt aanpassen zonder hulp. Een site waarvoor je voor elke tekstwijziging moet mailen, kost je elk jaar opnieuw geld.

Doe de zelfscan

Begin vandaag bij stap 1. Zet je paginalijst op papier, ook al is ze nog niet volledig, want de rest van het stappenplan hangt eraan vast. Loop je vast op een koppeling of op de keuze tussen standaard en maatwerk, dan kijkt HisarWeb vrijblijvend mee en zet het overzicht met je om in een aanvraag die vergelijkbare offertes oplevert.