WhatsApp koppelen aan je website: zo mis je geen klant meer

Een bezoeker leest om elf uur 's avonds je prijzen, heeft nog één vraag over levertijd en sluit de tab binnen tien seconden omdat er alleen een contactformulier staat. Bij de concurrent staat een groene knop die meteen naar WhatsApp opent. Voor veel klanten in de Benelux is WhatsApp het eerste kanaal, nog voor telefoon of mail, en een goed ingerichte koppeling vangt die vraag op het moment dat hij ontstaat.

Key takeaways

• Een click-to-chat knop werkt met een gewone link (wa.me), je hebt geen dure software nodig om te beginnen.
• Buiten openingstijden moet een bezoeker binnen enkele seconden weten wanneer hij antwoord krijgt, anders haakt hij af.
• Snelle antwoorden besparen tijd bij de vragen die toch iedere week terugkomen, zoals levertijd of garantie.
• De gratis WhatsApp Business App is voor de meeste kleine bedrijven genoeg, de Cloud API is pas nodig bij meerdere medewerkers of een koppeling met je CRM.
• Eén WhatsApp-nummer kan niet tegelijk in de gewone app en in de Business Platform-API draaien, kies dat bewust voor je begint.

Stap 1: Zet de click-to-chat knop op je website

Een click-to-chat link heeft geen aparte plugin nodig. Je bouwt hem zelf op met je zakelijke nummer.

1. Zoek je zakelijke WhatsApp-nummer op en schrijf het met landcode, zonder plusteken of voorloopnul. Voor Nederland begint dat bijvoorbeeld met 31.
2. Bouw de link volgens het patroon wa.me/nummer, gevolgd door een vraagteken en een vooraf ingevuld bericht. Zo hoeft een bezoeker niet zelf een openingszin te typen.
3. Plaats die link achter een knop op elke pagina waar een vraag kan ontstaan: de contactpagina, de prijzenpagina en de belangrijkste productpagina's.
4. Test de knop zelf vanaf een telefoon én vanaf een laptop. Op mobiel opent de WhatsApp-app, op desktop WhatsApp Web, en daar moet je zelf al ingelogd staan.

Je ziet dat het gelukt is als de knop op drie verschillende apparaten het gesprek opent met het juiste voorbericht.

Stap 2: Regel een afwezigheidsbericht buiten openingstijden

Zonder afwezigheidsbericht lijkt je bedrijf 's avonds simpelweg dicht, ook als je overdag snel reageert.

1. Open de WhatsApp Business App, of het beheerpaneel van je Business Platform-koppeling, en ga naar de instellingen voor het afwezigheidsbericht, in het Engels away message genoemd.
2. Stel een tijdschema in dat overeenkomt met je echte openingstijden en schrijf een bericht dat concreet zegt wanneer iemand antwoord krijgt, bijvoorbeeld dat je de volgende ochtend voor tien uur reageert.
3. Vermeld in datzelfde bericht een alternatief voor spoedgevallen, zoals een telefoonnummer, zodat een dringende vraag niet blijft hangen.
4. Zet ook een welkomstbericht aan voor het allereerste contact, zodat een nieuwe klant meteen weet dat hij bij het juiste bedrijf zit.

Je ziet dat het gelukt is als een testbericht buiten je openingstijden meteen het afwezigheidsbericht terugkrijgt.

Stap 3: Bouw een set snelle antwoorden voor veelgestelde vragen

De vragen die je nu telefonisch of per mail krijgt, komen straks ook via WhatsApp binnen.

1. Verzamel de vijf tot tien vragen die nu al herhaaldelijk terugkomen, zoals levertijd, prijzen, garantie of het maken van een afspraak.
2. Leg voor elke vraag een kort, compleet antwoord vast als snel antwoord in de WhatsApp Business App, met een kort trefwoord zoals levertijd of garantie.
3. Wijs die snelle antwoorden toe aan iedereen die op WhatsApp reageert, zodat de kwaliteit niet afhangt van wie er net dienst heeft.
4. Controleer na twee weken welke snelle antwoorden echt gebruikt worden en vul aan met nieuwe vragen die binnenkomen.

Je ziet dat het gelukt is als een medewerker een standaardvraag binnen een paar tikken beantwoordt, zonder zelf een tekst te typen.

Aanbevolen platforms en tools

Tips en tricks

• Zet in de wa.me-link een voorbericht met de paginanaam erin, zo weet je van welke pagina een gesprek komt, zonder dat je dit apart moet bijhouden.
• Eén telefoonnummer kan niet tegelijk aan de gewone WhatsApp Business App en aan de Business Platform-API gekoppeld zijn. Kies dus vooraf welke route je neemt.
• De reactiesnelheid die WhatsApp aan bezoekers toont, is gebaseerd op je echte antwoordtijd van de laatste dagen, niet op wat je instelt. Reageer dus bewust snel.
• Gebruik labels in de WhatsApp Business App om nieuwe leads, lopende offertes en bestaande klanten uit elkaar te houden. Zo verdwijnt geen gesprek meer tussen de rest van je berichten.
• Test de knop opnieuw na elke website-update. Een gewijzigd sjabloon of een nieuwe paginabouwer overschrijft de link soms stilzwijgend.

Doe de zelfscan

Begin vandaag met de click-to-chat knop en het afwezigheidsbericht, dat kost geen budget en minder dan een uur werk. Loop je vast bij de koppeling met je CRM of wil je de Business Platform-API laten inrichten, dan is dat een moment om HisarWeb erbij te halen. De rest kun je zelf.