Je e-mailhandtekening omzetten in een gratis marketingkanaal

Je verstuurt op een gewone werkdag tientallen mails, en onder elk bericht staat dezelfde stille regel met je naam en je telefoonnummer. Dat is de enige advertentieruimte die je al bezit en waar je nooit voor betaalt. Met gratis gereedschap maak je daar een klikbare banner van die je lezer naar precies één actie stuurt.

Key takeaways

• Een handtekening met een klikbare banner is een kleine advertentie die vanzelf meereist met elke mail die je team verstuurt.
• Je hebt hier geen betaalde handtekeningdienst voor nodig. De gratis generator van HubSpot plus de ingebouwde handtekening-instelling van Gmail of Outlook volstaan.
• Laat de banner naar één concrete pagina wijzen, niet naar de homepagina. Een lezer die op de homepagina landt, weet niet wat je van hem wil.
• Zonder UTM-parameters achter de link kun je later niet zien of de banner iets opleverde. Zet ze er meteen op, niet achteraf.
• Werk je met Google Workspace, dan zet een beheerder dezelfde voettekst in één keer onder de mail van iedereen.

1. Kies eerst de ene actie die de banner moet opleveren

Begin niet bij de vormgeving maar bij de bestemming. Schrijf op welke pagina je wil promoten: een aanmeldformulier, een gids die mensen downloaden, een afspraakpagina of een lopende actie. Kies er één, want twee banners naast elkaar leveren minder op dan één duidelijke. Deze stap is af zodra je één webadres op papier hebt staan en niet drie.

2. Bouw het basissjabloon in een gratis generator

De Email Signature Generator van HubSpot is volledig gratis en vraagt geen account. Je kiest een sjabloon, vult naam, functie, telefoonnummer en webadres in, uploadt je logo of pasfoto en zet je huisstijlkleuren erin. Houd het rustig: drie regels tekst, één logo en hooguit drie sociale iconen. Deze stap is af als de voorbeeldweergave in de generator klopt, zonder afgeknipte tekst of scheve uitlijning.

3. Hang er een klikbare banner met meetbare link aan

Voeg onder je contactgegevens een afbeelding toe en maak die klikbaar naar de pagina uit stap 1. Bouw dat webadres eerst op met de Campaign URL Builder van Google. Daar vul je utm_source in (bijvoorbeeld handtekening), utm_medium (bijvoorbeeld email) en utm_campaign met de naam van je actie. Kopieer het volledige adres dat de tool teruggeeft en gebruik dat als linkbestemming. Deze stap is af als je op de banner klikt en in de adresbalk van je browser je eigen utm-waarden terugziet staan.

4. Plak de handtekening in Gmail of Outlook en test hem echt

In Gmail ga je naar Instellingen, dan Alle instellingen bekijken, en daar staat het vak Handtekening. Let op de grens van tienduizend tekens: je afbeelding telt mee, dus knijp een te zware banner eerst kleiner. In Outlook vind je hetzelfde onder Instellingen, Accounts, Handtekeningen, waar je ook kiest of hij onder nieuwe berichten komt, onder antwoorden, of onder allebei. Stuur jezelf daarna een echte testmail en open die op je laptop en op je telefoon. Deze stap is af als de banner in beide postvakken zichtbaar is, netjes uitgelijnd staat en de klik op de juiste pagina uitkomt.

5. Rol dezelfde handtekening uit naar het hele team

Bij een klein team stuur je het HTML-bestand rond met de vraag om het één keer in te stellen. Werk je met Google Workspace, dan doet een beheerder het centraal via Apps, Google Workspace, Gmail, Naleving, en daar de instelling Voettekst toevoegen. Die voettekst gaat standaard alleen mee naar ontvangers buiten je organisatie, tenzij de beheerder ook het vakje voor interne berichten aanvinkt. Google raadt voor de afbeelding zeventig tot honderd pixels hoog en driehonderd tot vierhonderd pixels breed aan, met tienduizend tekens als bovengrens voor het geheel. Reken op maximaal een etmaal voordat de wijziging overal doorwerkt. Deze stap is af als drie collega's je een testmail sturen en alle drie exact dezelfde handtekening tonen.

6. Meet de opbrengst en vervang de banner op tijd

Open in Google Analytics het rapport Verkeersacquisitie onder Acquisitie en zoek daar op de bron die je in stap 3 hebt ingevuld. Zie je daar bezoekers binnenkomen, dan werkt de keten van banner tot pagina. Zet meteen een terugkerende afspraak in je agenda om te controleren of de actie achter de banner nog loopt, want een verlopen aanbieding onder je mail kost meer vertrouwen dan hij ooit opleverde. Deze stap is af als je jouw eigen bron met eigen ogen in het rapport ziet staan.

Aanbevolen platforms en tools

Tips en tricks

• Zet je bedrijfsnaam ook als gewone tekst naast het logo. Veel postvakken blokkeren afbeeldingen totdat de lezer ze toestaat, en dan blijft er anders een leeg vlak over.
• Houd de banner smal. Brede afbeeldingen worden in sommige postvakken afgeknipt of naar een tweede regel geduwd.
• Wees voorzichtig met betaalde handtekeningdiensten die met een gratis proefperiode adverteren. Proberen is niet hetzelfde als gebruiken. Lees de prijspagina voordat je het hele team laat overstappen.
• Gebruik per actie een andere campagnenaam in je UTM-link. Zo zie je later welke banner werkte en welke niemand raakte.
• Spreek af wie de banner mag wijzigen en waar het bronbestand staat. Zonder die afspraak lopen er binnen een maand vier versies rond.
• Vervang de banner liever te vroeg dan te laat. Een collega die hem elke dag ziet, klikt er allang niet meer op, en dat geldt ook voor je vaste klanten.

Doe de zelfscan

Doe vandaag alleen stap 1 tot en met 4, voor één account: kies je bestemming, bouw de handtekening in de gratis generator van HubSpot, hang er een banner met UTM-link aan en stuur jezelf een testmail op laptop en telefoon. Klopt die testmail, dan rol je hem morgen pas uit naar de rest van het team.