Urenregistratie voor KMO's: Excel of software kiezen
Excel is een goede start en een slechte gewoonte. Zo rekent u door wanneer software loont en waarop u een pakket afmeet voor uw KMO.
Bijna elke KMO begint met uren bijhouden in een Excel-bestand. Dat werkt zolang er drie mensen zijn en iedereen hetzelfde bestand op dezelfde plek bewaart. Zodra er een vierde bijkomt, iemand van thuis werkt of een klant een uitgesplitste factuur vraagt, begint het te schuiven. Dan is de vraag niet meer of u software nodig hebt, maar wanneer het omslagpunt komt en waaraan u die software afmeet.
Kort samengevat
- Excel is geen slechte start, maar een goedkope manier om te leren welke gegevens u echt nodig hebt.
- Excel loopt vast op versies, rechten en rekenfouten, niet op het aantal rijen.
- Het omslagpunt komt wanneer dezelfde uren een tweede doel krijgen: facturatie, werfopvolging of loonverwerking.
- Reken het door met uw eigen getallen. Vijf minuten per persoon per dag telt sneller op dan u denkt.
- Kies software op drie vragen: wie vult in, wie leest mee en wat gebeurt er met de uren nadien.
Wat u met urenregistratie echt doet
Uren opschrijven is geen doel op zich. De cijfers hebben meestal drie functies tegelijk. Ze tonen hoeveel tijd een werf of een klant gekost heeft. Ze vormen de basis van een factuur of een offerte. En ze tonen dat u de gewerkte tijd per medewerker kunt aantonen wanneer iemand daarom vraagt.
Die drie functies stellen andere eisen aan uw systeem. Voor de eerste volstaat een blad met kolommen. Voor de tweede moet een uur aan een klant of een werf gekoppeld zijn, anders zoekt iemand dat later met de hand op. Voor de derde moet het overzicht compleet zijn en mag het niet stil achteraf aanpasbaar zijn. Excel kan dat alle drie, tot het moment dat meerdere mensen tegelijk dezelfde gegevens nodig hebben.
Daarom is de keuze tussen Excel en software geen kwestie van grootte. Het is een kwestie van hoe vaak dezelfde uren door meer dan één persoon worden aangeraakt.
Waar Excel goed in is
Excel verdient meer krediet dan het in deze discussie krijgt. Het is gratis of bijna gratis, iedereen kent het en u kunt het vandaag op maat maken zonder iemand te bellen. U voegt een kolom toe wanneer u wilt, u verandert een formule zonder leverancier en u bent niet afhankelijk van een abonnement dat volgend jaar duurder wordt.
- U leert in enkele weken welke velden u echt gebruikt en welke u invult omdat ze er nu eenmaal staan.
- Een kleine ploeg die op één plek werkt, vult hetzelfde bestand zonder moeite in.
- U maakt zelf een draaitabel en ziet meteen welke werf te veel tijd opslokt.
Die leerfase is waardevol. Wie van Excel naar software stapt zonder te weten welke gegevens hij nodig heeft, betaalt voor functies die hij nooit opent.
Waar het misloopt
De problemen met Excel zijn bijna nooit technisch. Het blad kan perfect duizend rijen aan. Wat misloopt, zit in de manier waarop mensen met het bestand omgaan.
- Er bestaan meerdere versies. Iemand mailt een kopie, een tweede bewerkt ze en 's avonds weet niemand meer welke de juiste is.
- Iemand overschrijft per ongeluk een formule. Vanaf dan klopt een totaal niet meer. Dat merkt u pas wanneer een klant een factuur betwist.
- Niemand weet wie wanneer iets gewijzigd heeft. Bij een geschil over gepresteerde uren is dat het lastigste punt.
- Uren van de werf komen een week later binnen, op een foto van een papiertje dat in de camionette lag.
- Een klant vraagt een uitsplitsing per werf. Dan zoekt iemand dat een middag met de hand bij elkaar.
- Het bestand staat op één laptop. Die gaat stuk en de back-up is van vorige maand.
Elk van die punten kost op zich weinig. Samen zorgen ze ervoor dat urenregistratie een taak wordt die iedereen uitstelt. Dat is precies het tegenovergestelde van wat u wilt.
Wanneer software loont
De rekening is eenvoudiger dan ze lijkt. Reken niet met de prijs van het pakket, maar met de tijd die vandaag verloren gaat. Stel dat vier mensen elke dag vijf minuten bezig zijn met het invullen en opzoeken van uren. Stel dat één iemand maandelijks een halve dag nodig heeft om alles na te kijken en klaar te zetten voor de facturatie. Die getallen zijn een aanname, geen meting van uw bedrijf, maar u kunt ze met uw eigen cijfers invullen.
Vijf minuten per persoon per dag is bij vier mensen twintig minuten per dag. Over twintig werkdagen is dat bijna zeven uur per maand, alleen aan invullen en zoeken. Komt daar een halve dag naschrijven bij, dan zit u aan ongeveer elf uur per maand. Waardeert u een uur aan de kostprijs van uw eigen tijd, dan ziet u snel of een abonnement van enkele tientallen euro's per maand opweegt. Reken ook de fouten mee: één vergeten uur dat niet gefactureerd raakt, kan een jaar abonnement kosten.
Het omslagpunt ligt dus niet bij een aantal medewerkers. Het ligt bij het moment waarop dezelfde uren door meer dan twee mensen worden gebruikt, of waarop een fout in het bestand echt geld kost.
Waaraan u software afmeet
Vergelijk pakketten op de dingen die u elke week raakt, niet op de lijst met functies op de website.
- Invoeren op de telefoon, in twee tikken, zonder verbinding te verliezen op een werf.
- Een uur koppelen aan een klant, een werf en een taak, zonder dat iemand eerst een project moet aanmaken.
- Nazicht en goedkeuring: wie controleert, wie mag corrigeren en blijft de wijziging zichtbaar.
- Overzichten die u meteen kunt doorsturen naar de boekhouder, zonder handmatig omzetten.
- Export naar uw facturatie, uw loonverwerking of uw huidige boekhoudpakket.
- Rechten per persoon: een medewerker ziet zijn eigen uren, niet de cijfers van de zaak.
- Beheer van verlof, overuren en wachtdiensten, als dat bij u speelt.
- Prijs per gebruiker, inclusief de mensen die alleen lezen en wat er gebeurt als u stopt.
- Waar de gegevens staan en wie ze kan opvragen, want die vraag krijgt u ooit.
Die laatste twee punten worden vaak vergeten. Vraag altijd wat er met uw gegevens gebeurt wanneer u het abonnement opzegt. Een export die u zelf kunt maken, is belangrijker dan een functie die u één keer per jaar gebruikt.
Het midden: een eigen module op maat
Tussen een standaardpakket en een zelfgemaakt blad bestaat nog een weg. Een kleine module op maat, gekoppeld aan uw huidige website of beheersysteem, doet precies wat u nodig hebt en niets meer. Dat loont wanneer u een eigen manier van werken hebt die geen enkel pakket volgt, bijvoorbeeld uren die aan werven hangen met vaste ploegen en een eigen rekenregel voor overuren.
Het nadeel is dat u dan ook iemand nodig hebt die de module onderhoudt. Vraag dus naar de kosten na de oplevering, niet alleen naar de prijs van de bouw.
Stap voor stap: zo kiest u in zeven stappen
- Schrijf een week lang op welke gegevens u echt nodig hebt. Niet wat u zou willen, maar wat u deze week hebt opgezocht of ingevuld.
- Bepaal wie de uren invult, wie ze leest en wie ze goedkeurt. Zet daar namen bij, geen functies.
- Noteer waar de uren naartoe gaan: een factuur, een loonfiche, een werfrapport of een klantportaal.
- Maak een proefbestand met uw huidige gegevens en vul het een week in alsof het al software was. Zo voelt u waar het knelt.
- Vraag bij drie pakketten een demonstratie met uw eigen werf en uw eigen klant erin, niet met hun voorbeeldbedrijf.
- Reken de tijd door die u vandaag verliest, met uw eigen getallen en zet dat naast de prijs per jaar.
- Test de export voor u tekent. Vraag een bestand dat u naar uw boekhouder kunt sturen en open het zelf.
Tools en bronnen die u vandaag gebruikt
- Uw huidige Excel-bestand: het is de beste lijst met eisen die u al hebt. Gebruik het als vertrekpunt.
- Een gratis proefperiode van één pakket, met een echte werf erin.
- Uw boekhouder: vraag welk formaat hij het liefst ontvangt, dat scheelt later werk aan beide kanten.
- De lijst die u zelf opstelde in stap een, als meetlat bij elke demonstratie.
Tips die u pas na een eerste ronde kent
- Begin met invoeren op de telefoon, ook als u de rest van het pakket nog niet gebruikt. Dat onderdeel bepaalt of mensen het volhouden.
- Laat één medewerker een week meedoen voor u beslist. Wie het elke dag moet invullen, ziet de drempels die u over het hoofd ziet.
- Kies geen pakket waarin de goedkeuring door één persoon loopt. Bij vakantie staat alles stil.
- Zet geen uren in een systeem dat u niet kunt exporteren. Dat is de eenvoudigste vraag en de belangrijkste.
- Blijf niet hangen in de zoektocht. Een eenvoudig pakket dat vandaag gebruikt wordt, werkt beter dan het perfecte pakket van volgend jaar.
Zelfscan
Werkt er meer dan één persoon tegelijk in uw urenbestand?
Dan is de kans groot dat er op een dag twee versies bestaan. Kijk vandaag na of iedereen met hetzelfde bestand werkt, of dat er kopieën rondgaan.
Kunt u met één handeling zien wie wanneer iets aan de uren wijzigde?
Kunt u dat niet, dan is een betwisting over gepresteerde uren lastig op te lossen. Dat is een van de sterkste redenen om naar software te stappen.
Vult iemand de uren op de werf in, of achteraf op kantoor?
Achteraf invullen betekent gokken. Wie op de telefoon invult wanneer hij stopt, heeft de cijfers nog vers in het hoofd.
Weet u wat er met uw gegevens gebeurt als u het abonnement opzegt?
Vraag dat voor u tekent, niet erna. Een eigen export is de eenvoudigste voorwaarde die u kunt stellen.
Heeft u het omslagpunt met uw eigen getallen doorgerekend?
Zonder die rekening kiest u op gevoel. Vul de uren in die u vandaag verliest en zet ze naast de prijs per jaar.
Wat u vandaag doet
- Open uw huidige urenbestand en schrijf op welke kolommen u deze week echt hebt gebruikt.
- Noteer met namen wie invult, wie leest en wie goedkeurt.
- Tel de tijd die u vorige maand aan uren registreren en natellen kwijt was, ook al is het een ruwe schatting.
- Vraag uw boekhouder welk formaat hij het liefst ontvangt.
- Vraag bij één pakket een demonstratie met uw eigen werf erin en test meteen de export.
- Zet de uitkomst van de rekening naast de prijs per jaar en beslis met de cijfers in plaats van met het gevoel.
Hoe u losse systemen aan elkaar koppelt zodat uren, offertes en facturen dezelfde gegevens delen, leest u in Arbeidstijdregels in beweging: urenregistratie in uw KMO. Wilt u een module die precies uw manier van werken volgt in plaats van een standaardpakket, dan staat bij software op maat voor KMO's wat daarvoor komt kijken. Kost het uitzoeken u te veel tijd naast uw werven, dan neemt HisarWeb dat deel over.
Wilt u zien wat er voor uw eigen bedrijf mogelijk is? Vraag een gratis proefhomepage aan via https://www.hisarweb.be/proefhomepage.
