Debiteurenbeheer voor kleine bedrijven: eerder betaald zonder strijd

Een factuur versturen is een ding, betaald worden is iets anders. In veel kleine bedrijven blijft het geld hangen omdat de opvolging pas begint als de termijn allang verstreken is, en de toon is dan meteen scherp. Dat kost geld en het kost een klant. Debiteurenbeheer dat werkt, begint vroeger en verloopt rustiger. U hoeft geen incassobureau te zijn om het meeste zelf op te lossen.

De vijf stappen

1. Factureer de dag dat het werk klaar is, met het juiste referentienummer, de juiste contactpersoon en een duidelijke vervaldatum. Hoe sneller de factuur vertrekt, hoe sneller ze betaald wordt. Een factuur die een week blijft liggen, schuift door naar de volgende betalingsronde van uw klant.
2. Leg de afspraken vooraf vast: de betalingstermijn, de gevolgen van een late betaling en uw algemene voorwaarden. Zet de verwijlintrest en de invorderingskosten met naam in uw voorwaarden. Staat het er niet, dan kunt u die kosten later niet doorrekenen.
3. Herinner vriendelijk voor de vervaldag. Een korte mail enkele dagen voor de termijn verstrijkt, lost meer op dan een aanmaning erna. Uw klant ziet de factuur op tijd tussen de andere betalingen staan en betaalt mee in de lopende ronde.
4. Bel zodra de betaling niet op de vervaldag binnenkomt. Een telefoontje van een minuut levert bijna altijd een datum op. Vraag niet alleen waarom het geld niet kwam, vraag wanneer het wel komt en noteer dat antwoord.
5. Verhoog de toon in vaste stappen, niet in een sprong. Eerst een betalingsherinnering, daarna een formele aanmaning met een nieuwe termijn, en pas daarna de stap naar een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder. Een klant die per ongeluk vergat te betalen en meteen een aanmaning krijgt, betaalt wel, maar komt niet terug.

Deze vijf stappen werken ook zonder de video hieronder. De video is het hulpmiddel, niet het artikel.

De video

Wat de video laat zien

De video komt van Ondernemersplein, het informatiepunt van de Nederlandse overheid voor ondernemers, en loopt in ruim vijf minuten het volledige traject af: van het sturen van een herinnering tot het overdragen van een dossier aan een incassobureau. Het nuttige deel is de volgorde. De video laat zien dat u de druk stap voor stap opbouwt en dat elke stap de volgende aankondigt, zodat een klant nooit verrast wordt door een plotse aanmaning.

Let op een verschil. De video is gemaakt voor Nederland. De stappen zijn dezelfde, maar de regels voor verwijlintrest, invorderingskosten en de aanmaning verschillen van de Belgische. Gebruik de video voor het ritme en lees hieronder de Belgische regels.

Wat de Belgische regels u geven

Tussen bedrijven mag de betalingstermijn in België in principe niet langer zijn dan zestig kalenderdagen. Een langere termijn in een contract is niet geldig, en dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen. Komt uw klant te laat, dan loopt de wettelijke verwijlintrest vanaf de dag na de vervaldag, zonder dat u eerst iemand in gebreke moet stellen. Bovenop het openstaande bedrag komt een vaste vergoeding van veertig euro per factuur voor de invorderingskosten.

Die punten zet u alleen in uw voordeel om als u ze correct aanrekent. Vermeld daarom op elke aanmaning naast het factuurbedrag ook de vervaldag, het bedrag aan verwijlintrest en de vaste vergoeding. Zo weet uw klant meteen wat er op het spel staat en betaalt hij de volgende keer binnen de termijn.

Waar het misgaat

Drie dingen laten kleine bedrijven het vaakst liggen. Het eerste is de factuur zelf. Een verkeerd referentienummer of een verkeerde contactpersoon is voor veel boekhoudingen genoeg om de factuur opzij te leggen tot iemand het uitklaart. Controleer de factuur voor ze vertrekt.

Het tweede is de drempel in het hoofd. Veel ondernemers stellen de eerste herinnering uit omdat ze de band met een goede klant niet willen verstoren. Het omgekeerde is waar. Een vriendelijke opvolging op tijd houdt de band goed. Een stilte van twee maanden en dan een aanmaning zet die band onder druk.

Het derde is geen systeem. Wie zijn openstaande facturen in zijn hoofd bijhoudt, vergeet er altijd enkele. Een vaste plek en een vaste dag per week waarop u de facturen afloopt, is genoeg. Kijk daarbij vooruit naar de facturen waarvan de termijn binnen de week verstrijkt, en niet alleen naar wat al vervallen is.

Wat u vandaag doet

1. Loop uw openstaande facturen na en noteer per factuur de vervaldag en de laatste keer dat u iets van u liet horen.
2. Zet een vaste dag in de week om de opvolging te doen, en kijk vooruit, niet alleen achteruit.
3. Controleer of uw algemene voorwaarden de verwijlintrest en de invorderingskosten vermelden. Staat het er niet, los dat op voor de volgende factuur.
4. Bel bij de eerstvolgende te late betaling in plaats van te mailen, en vraag naar een datum.

Blijft de opvolging liggen of groeit het aantal open facturen u boven het hoofd, dan kunnen wij dat uit handen nemen of samen met u in een vaste routine gieten. Het hoort bij onze dienst Business Consultancy. U kunt het ook zelf doen met de stappen hierboven. Beide routes werken, zolang de opvolging op tijd begint en niet pas als het geld lang wegblijft.

Wilt u zien wat er voor uw eigen bedrijf mogelijk is? Vraag dan een gratis proefhomepage aan via www.hisarweb.be/proefhomepage.

Omslagbeeld: AI-gegenereerd.