Offerte- en werkbonsysteem
Offertes, werkbonnen en planning in één systeem
Gebouwd voor een aannemersbedrijf dat er zijn volledige offerte- en werkbonproces mee beheert. Nu als licentie beschikbaar voor een beperkt aantal aannemers en installateurs in de Benelux. Eerst leggen we uit hoe je je eigen proces beoordeelt. Daarna zie je wat ons systeem doet en wat het kost.
Zelf-scan: loopt jouw offerteproces vast?
Loop deze vijf punten na. Ze kosten je een minuut en vertellen je of dit probleem bij jou speelt.
1Elke offerte begint bij nul
Je maakt offertes ’s avonds in Word of Excel en kopieert een oude offerte als vertrekpunt. Prijzen en teksten lopen daardoor uit elkaar.
2Prijzen staan op meerdere plekken
De actuele materiaalprijzen staan in een map, een spreadsheet en in hoofden. Niemand weet welke versie klopt.
3Werkbonnen komen op papier terug
De werf schrijft op papier. Op kantoor wordt dat overgetypt of het raakt kwijt voordat het gefactureerd is.
4Niemand ziet de weekplanning in één oogopslag
Welke ploeg staat deze week op welke werf? Dat antwoord kost telefoontjes in plaats van één blik op een scherm.
5Facturatie wacht op informatie
Je kunt pas factureren als de werkbon compleet is. Elke dag vertraging is werkkapitaal dat vastzit.
Herken je twee of meer punten? Dan zit er structurele tijdwinst in je administratie. Hieronder lees je eerst wat je zelf kunt doen voordat je software koopt.
Wanneer een spreadsheet volstaat en wanneer niet
Verstuur je maar enkele offertes per maand? Dan heb je geen systeem nodig. Een vast offertesjabloon in Word en een goed opgezette Google Sheet met je prijzen werken prima en kosten niets. Zet je werkbonnen in dezelfde spreadsheet en spreek één vaste plek af voor foto's, bijvoorbeeld een gedeelde Google Drive-map per werf.
Een spreadsheet stopt met werken zodra meerdere mensen tegelijk in het proces zitten. Dan ontstaan versies naast elkaar en verdwijnt informatie tussen werf en kantoor. Op dat punt loont software. Waar je dan op moet letten, bij elk pakket dat je bekijkt:
Van offerte naar werkbon zonder overtypen
De goedgekeurde offerte moet met één handeling een werkbon worden. Overtypen is de grootste foutenbron.
Eén prijzenbibliotheek
Materialen en tarieven staan op één plek en elke offerte rekent daarmee. Nooit meer verouderde prijzen.
PDF direct naar de klant
Een verzorgde offerte-PDF versturen hoort geen exportgevecht te zijn.
Planning gekoppeld aan de klus
De weekplanning toont klussen met hun status, geen losse agenda-items.
Dossier met bijlagen
Foto’s, plannen en mails horen bij de klus, niet verspreid over mailboxen.
Jouw data blijft van jou
Je moet altijd alles kunnen exporteren. Kan dat niet, teken dan niet. Ook niet bij ons.
Leg deze lijst naast elk systeem dat je overweegt. Ook naast het onze.
Wat wij bouwden
HisarWeb bouwde dit systeem voor een aannemersbedrijf. Het beheert daar het volledige traject van offerte tot factureerbare werkbon. Dat systeem stellen we nu als licentie open voor een beperkt aantal bedrijven. Geen anonieme softwaredoos: we richten het in twee weken in op jouw werkwijze, met je eigen sjablonen, prijzen en catalogus.
Offertes met eigen catalogus
Stel offertes samen uit je eigen materialen- en prijzenbibliotheek. Geen rekenfouten en geen verouderde prijzen.
Werkbonnen gekoppeld aan de offerte
Een goedgekeurde offerte wordt zonder overtypen een werkbon voor de werf.
Weekplanning met versleepbare klussen
Plan klussen per week en verschuif ze met de muis naar een andere dag.
Verzorgde PDF naar de klant
Offertes en werkbonnen gaan als nette PDF de deur uit.
Bestellijsten en leveranciers
Bestel materialen per klus en beheer leveranciers vanuit hetzelfde scherm.
Dossier met bijlagen
Foto’s en documenten horen bij de klus en zijn op kantoor en op de werf terug te vinden.
Het systeem draait in productie en meer dan duizend geautomatiseerde tests bewaken elke aanpassing.
Zo ziet het eruit
Vier schermen uit het echte systeem, gevuld met fictieve demodata.
Wat het kost
Vanaf 245 euro per maand voor je hele bedrijf, tot vijf gebruikers. Geen prijs per gebruiker.
Eenmalige inrichting: 490 euro. Daarvoor zetten we het systeem op, importeren we je prijzen en klanten en krijgt je team een korte instructie.
Je data staat in een eigen, afgescheiden omgeving die niet gedeeld wordt met andere bedrijven. Alles is altijd exporteerbaar.
Founding-aanbod
De eerste drie bedrijven starten voor 175 euro per maand, twaalf maanden vast. In ruil vragen we eerlijke feedback en de mogelijkheid om je als referentie te noemen.
Bekijk het systeem in een online demo van twintig minuten
Geen verkooppraatje. Je ziet het echte systeem met echte schermen en beslist daarna zelf. Laat je gegevens achter en we plannen een moment dat jou past.
Veelgestelde vragen
Voor wie is dit systeem bedoeld?
Voor aannemers, installateurs en afwerkingsbedrijven in de Benelux die wekelijks meerdere offertes en werkbonnen verwerken. Voor bedrijven met maar enkele offertes per maand raden we het eerlijk af. Een goede spreadsheet volstaat dan.
Kan het aangepast worden aan onze werkwijze?
Ja. De inrichting van twee weken is daarvoor bedoeld: je eigen offertesjablonen, prijzenbibliotheek en werkwijze worden overgenomen. Verder maatwerk bespreken we per geval.
Waar staat onze data en blijft die van ons?
Je data staat in een eigen, afgescheiden omgeving die niet met andere bedrijven gedeeld wordt. Alles kan op elk moment volledig geëxporteerd worden. Stoppen kan dus zonder dat je gegevens vastzitten.
Wat kost het systeem?
Vanaf 245 euro per maand voor het hele bedrijf tot vijf gebruikers, plus een eenmalige inrichting van 490 euro. De eerste drie bedrijven starten met een founding-tarief van 175 euro per maand, twaalf maanden vast.
Hoe snel kunnen we starten?
Na de demo en een korte intake staat het systeem in ongeveer twee weken ingericht klaar, inclusief data-import en instructie voor je team.