Peppol en e-facturatie: wat een boekhoudkantoor nu moet voorbereiden
Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde e-factuur verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Zo bereidt uw boekhoudkantoor zich voor op Peppol, voor uzelf en voor elke klant.
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen sturen. Een pdf per e-mail geldt daarbij niet als e-factuur. Voor een boekhoudkantoor komt daar een tweede laag bovenop: niet alleen uw eigen uitgaande facturen, maar ook de klantfacturen die vanaf nu als gestructureerd bestand toekomen via het Peppol-netwerk.
Bron: Hoe werkt e-facturatie? (16 april 2025) en Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering (7 april 2026), beide van de federale informatiedienst efactuur.belgium.be.
Key takeaways
- De verplichting hangt aan een actief btw-nummer, niet aan uw omzet: ook ondernemingen onder de kleineondernemingsregeling en de landbouwregeling vallen er in principe onder.
- De algemene tolerantieperiode liep alleen over de eerste drie maanden van 2026 en is dus voorbij; enkel voor self-billing loopt nog een specifieke tolerantie tot 30 juni 2026.
- Peppol is geen softwarepakket maar een beveiligd netwerk waarop uw facturatiepakket of uw dienstverlener moet aansluiten, in het gestructureerde formaat Peppol-BIS.
- Voor de opstart bestaan er fiscale steunmaatregelen: een verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen en een extra kostenaftrek voor abonnementsformules bij kleine kmo's en zelfstandigen.
- De winst zit niet in de aansluiting zelf maar in wat erachter gebeurt: een factuur die gestructureerd binnenkomt, hoeft niemand nog over te typen.
De kern: zeven stappen die u vandaag kunt zetten
1. Bepaal of uw eigen kantoor onder de verplichting valt
Wat u doet: u gaat na of uw kantoor een actief btw-nummer heeft en of u facturen uitstuurt naar of ontvangt van andere Belgische btw-plichtige ondernemingen. Op de site efactuur.belgium.be vindt u daarvoor de officiële tool Valt mijn bedrijf onder de verplichte B2B e-facturatie?.
Wat u ziet als het lukt: u krijgt een duidelijk antwoord op basis van uw eigen situatie, met de reden erbij. Vaststellingen zoals een faillissement, een onderneming die enkel artikel 44-prestaties levert of een forfaitaire landbouwonderneming vallen buiten de zendverplichting; dat is precies het type antwoord dat u hierboven kunt uitsluiten.
2. Breng per klant in kaart hoe er vandaag gefactureerd wordt
Wat u doet: u loopt uw cliënteel alfabetisch af en noteert per klant wie de factuur opmaakt, met welk pakket, of het gaat om eigen facturatie of om een vorm van self-billing, en of er ook buitenlandse tegenpartijen in het spel zijn.
Wat u ziet als het lukt: een tabel met per klant drie kolommen: huidig pakket, wie verstuurt, en of de tegenpartij al gestructureerd verstuurt. Zodra die tabel af is, ziet u meteen bij welke tien klanten het eerst misloopt, zonder dat u daarvoor nog iemand moet bellen.
3. Toets elk klantpakket aan de officiële softwarelijst
Wat u doet: u neemt de lijst van softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen van FOD Financien erbij en kijkt per pakket of het zowel verzenden als ontvangen ondersteunt. Staat het pakket er niet op, dan vraagt u de leverancier of een aansluiting gepland is. De lijst is uitdrukkelijk geen erkenning en geen aanbeveling, staat alleen open voor oplossingen die zichzelf aanmelden en is niet volledig; gebruik hem dus als vertrekpunt, niet als eindpunt.
Wat u ziet als het lukt: per klantpakket staat er uiteindelijk een van twee dingen: of het kan vandaag al via Peppol, of er is een schriftelijk antwoord van de leverancier met een termijn. Beide zijn bruikbaar, gissen niet.
4. Kies uw eigen route naar het Peppol-netwerk
Wat u doet: blijft u zelf in Word of Excel factureren, dan loopt u het stappenplan door dat de informatiedienst daarvoor publiceert. Laat uw leverancier u kiezen, dan kiest u een Access Point bij een gecertificeerde dienstverlener; u stuurt via die poort en niet rechtstreeks naar de klant.
Wat u ziet als het lukt: u krijgt een concreet voorstel met prijs en een doorlooptijd waarbinnen de aansluiting er is. Krijgt u enkel een brochure zonder termijn, dan hebt u nog geen antwoord.
5. Test eerst met een tegenpartij die het al doet
Wat u doet: stuur een gestructureerde factuur naar een klant of leverancier die al aangesloten is, liefst een die u telefonisch kunt bereiken. Vraag of het bestand bij hen correct opent en of er iets manueel is ingetypt.
Wat u ziet als het lukt: de factuur komt aan in het juiste formaat, zonder overtypen en zonder dat iemand een pdf moet inscannen. Dat is de test die telt, want de zwakke plek zit bijna altijd aan de ontvangende kant.
6. Automatiseer de verwerking achter de factuur
Wat u doet: u zorgt dat inkomende gestructureerde facturen rechtstreeks in het juiste klantdossier terechtkomen, en u houdt papieren of gescande pdf's buiten die stroom. OCR op pdf's blijft volgens de informatiedienst foutgevoelig, dus dat is een omweg die u alleen voor uitzonderingen openhoudt.
Wat u ziet als het lukt: de boekhoudkundige verwerking gebeurt zonder handmatige invoer en de rode storingsmeldingen verdwijnen uit uw weekafsluiting. Hier snijdt e-facturatie echt in uw uren, niet in de aansluiting zelf.
7. Leg per klant een datum en een verantwoordelijke vast
Wat u doet: u zet per klant een streefdatum in de agenda, gekoppeld aan de klantcontacten die de aansluiting opvolgen.
Wat u ziet als het lukt: een overzichtelijke kalender waarin elke klant een checkpoint heeft, in plaats van een lange lijst die in het laatste kwartaal in een keer moet. Dat is ook het moment om de ondersteuning bij uw klanten te factureren. Hoe u zo een terugkerende opvolging zelf opzet, staat in van lead tot offerte in 60 seconden: n8n en AI-automatisering voor kmo's.
Hulpmiddelen en platformen die echt bestaan
- efactuur.belgium.be is het federale informatiepunt over e-facturatie, met een aparte pagina per thema. Gratis.
- Valt mijn bedrijf onder de verplichte B2B e-facturatie? is de officiële beslistool op die site. Gratis.
- De lijst van softwareoplossingen toont welke pakketten zich gemeld hebben voor verzenden, ontvangen en verwerken. Gratis te raadplegen, maar zonder erkenning of volledigheid.
- Een Access Point bij een gecertificeerde dienstverlener is de weg waarlangs u het Peppol-netwerk opgaat; uw facturatiepakket kan daar ook zelf op aansluiten.
- Word of Excel blijft bruikbaar voor wie wil opstarten; de informatiedienst beschrijft daarvoor een eigen stappenplan.
- Uw boekhoud- of facturatiepakket zelf is de eerste plaats om te kijken: veel Belgische pakketten zijn al aangesloten. Controleer het per pakket in de lijst en bij de leverancier.
Tips en tricks uit de praktijk
- Self-billing heeft zijn eigen klok. De algemene tolerantie over de eerste drie maanden van 2026 is voorbij, maar voor self-billing loopt nog een specifieke tolerantie tot 30 juni 2026. Heeft uw kantoor klanten die zelf uw factuur opmaken, controleer die datum eerst.
- Peppol is een netwerk, geen website. Er is geen centraal portaal waar u moet inloggen: de factuur reist in een gestructureerd formaat rechtstreeks van het ene Access Point naar het andere.
- Kijk naar de btw-status, niet naar de grootte. De kleineondernemingsregeling en de landbouwregeling vallen in principe onder de verplichting, ook al factureert een klant nauwelijks. Een klant met enkel artikel 44-prestaties of een buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in België valt er dan weer buiten.
- Vraag altijd of het pakket ook kan ontvangen. Verzenden is wat iedereen bekijkt; ontvangen is de helft die vastloopt. Een pakket dat alleen facturen verstuurt, lost uw probleem niet op.
- Stuur uzelf een testfactuur. Een gestructureerde factuur naar uw eigen tweede afzendadres leert u in een half uur waar het formaat schuurt, zonder dat een klant daarbij betrokken is.
- Een gestructureerde factuur is ook data. Omdat elk veld apart binnenkomt, kunt u er een maandrapport uit bouwen zonder dat iemand bedragen overtypt; begin met de tien grootste klanten en breid pas uit als dat loopt.
- Reken de steunmaatregelen mee in uw advies. De investeringsaftrek voor digitale investeringen werd verhoogd en voor kleine kmo's en zelfstandigen bestaat een extra kostenaftrek voor abonnementsformules in de aanslagjaren 2024 tot 2027. Stem dat af met uw eigen accountant voor u een pakket aanbeveelt.
Zelfscan: vijf vragen die u vandaag kunt beantwoorden
Mijn klant bedient enkel particulieren. Moet er dan iets gebeuren?
Voor de uitgaande facturen van die klant geldt de verplichting niet, want er worden geen facturen tussen btw-plichtigen uitgewisseld. Zodra die klant echter facturen ontvangt van een Belgische btw-plichtige leverancier, moet hij ze wel gestructureerd kunnen ontvangen. Zorg dus minstens voor een werkende ontvangstkant.
Ik stuur mijn facturen als pdf per e-mail. Is dat genoeg?
Nee. Een pdf die u per e-mail verstuurt, is geen gestructureerde e-factuur. Uit de uitleg van de informatiedienst blijkt dat alleen een gestructureerd bestand in het afgesproken formaat telt, en dat OCR op pdf's foutgevoelig blijft. Die omweg kost u bovendien meer tijd dan een correcte aansluiting.
De tolerantieperiode loopt toch nog?
Nee. De algemene tolerantieperiode liep over de eerste drie maanden van 2026 en is voorbij. Er loopt nog een specifieke tolerantie voor self-billing tot 30 juni 2026, en een analyse van een individueel geval gebeurt alleen in uitzonderlijke gevallen via het contactformulier.
Wie belt u als de software van een klant niet aangesloten is?
Eerst de leverancier van het pakket, met een concrete vraag of een Peppol-aansluiting gepland is en tegen wanneer. Laat de klant intussen niets sturen dat niet mag, en leg het antwoord van de leverancier schriftelijk vast. Zo hebt u een document en geen herinnering.
Wie betaalt die aansluiting, de klant of het kantoor?
Dat is een contractuele keuze, geen fiscale. De aansluiting hoort bij het facturatieproces van de klant en dus in principe bij de klant, maar het is uw dossier en uw opvolging. Spreek het af voor u begint, anders draait u op voor een verrassing.
Wat u vandaag doet
- Vul de officiële beslistool in voor uw eigen kantoor en noteer of u zelf moet versturen, ontvangen of beide.
- Maak de klantentabel met huidig pakket, wie verstuurt en of de tegenpartij al gestructureerd werkt.
- Bezorg de tien klanten met het grootste volume vandaag een bericht, zodat zij hun leverancier nog deze week kunnen contacteren.
- Zet de tolerantie voor self-billing in uw agenda, met de klanten die het betreft erbij.
Loopt het voorbereiden van die aansluiting bij tientallen klanten tegelijk traag, dan kunt u een deel van de opvolging uitbesteden. automatisering en AI-oplossingen bij HisarWeb zetten zulke terugkerende stromen voor u op, van het inlezen van inkomende facturen tot het opvolgen van aanvragen. Hoe andere kantoren de instroom van berichten zelf aanpakten, leest u in een AI-agent voor uw mailbox: aanvragen eruit, ruis eruit. Wilt u zien wat er voor uw eigen site mogelijk is? Vraag een gratis proefhomepage aan via https://www.hisarweb.be/proefhomepage.
Omslagbeeld: AI-gegenereerd.
