Een verdachte factuur herkennen: de controle voor je betaalt
Een factuur die klopt op het eerste gezicht kan toch van een fraudeur komen. Met vier vaste controles voorkomt u dat het geld op de verkeerde rekening belandt.
Een leverancier stuurt een factuur en u betaalt die zoals altijd. Alleen staat er dit keer een ander rekeningnummer op. Soms is de factuur zelf vervalst, soms is een echte factuur onderweg onderschept en met één gewijzigd nummer doorgestuurd. Zodra het geld op de rekening van de fraudeur staat, is het bijna altijd weg. De controle hieronder kost u per factuur enkele minuten en houdt het meeste tegen.
De controle voor u betaalt
- Betaal nooit een rekeningnummer dat alleen per e-mail komt. Bel de leverancier op een nummer dat u al kende. Gebruik niet het nummer onderaan de mail. Laat hem het rekeningnummer bevestigen voor u de opdracht ingeeft.
- Vergelijk het nummer met een eerdere factuur van dezelfde leverancier die u zelf al hebt betaald. Wijkt het af, dan gaat de factuur opzij tot de leverancier het telefonisch bevestigt.
- Controleer de leverancier zelf in de Kruispuntbank van Ondernemingen op kbopub.economie.fgov.be. Bestaan het ondernemingsnummer en de naam, en kloppen adres en activiteit met wat op de factuur staat? Een factuur van een firma die daar niet te vinden is, betaalt u niet.
- Laat elke betaling boven een bedrag dat u zelf kiest door een tweede persoon nakijken. Zet het invoeren en het goedkeuren van een betaling bij twee verschillende mensen.
Deze vier stappen werken ook zonder de video. De video hieronder is het hulpmiddel, niet het artikel.
De video
Wat de video laat zien
De video komt van ING België, een Belgische bank, en volgt een gewone factuurfraude van begin tot einde. Hij is gemaakt om een boekhoudafdeling te trainen in het herkennen van dat patroon: een factuur die klopt op het eerste gezicht, een rekeningnummer dat verandert, en een betaling die vertrekt voor iemand nog iets vraagt.
Het nuttige deel is het moment waarop de fraude wordt gestopt. De video laat zien dat de fout niet bij de software ligt maar bij de vraag die niemand stelt. Wat u meeneemt is die vraag: wie belt de leverancier terug voor het geld de deur uitgaat? De video geeft geen controlelijst en gaat niet in op de stappen hierboven. Het is een bewustwordingsfilm van een bank, geen handleiding. Gebruik hem om uw team het patroon te laten herkennen. De vier stappen hierboven dwingen het daarna per factuur af.
Waar het misgaat
Drie signalen komen bijna altijd terug. Het eerste is een nieuw rekeningnummer, meestal met een verhaal erbij over een verhuizing, een fusie of een nieuwe boekhouder. Een leverancier die van rekening verandert, kondigt dat aan op papier en langs de gewone weg, niet in een haastige mail bij de derde herinnering.
Het tweede is haast. Betalen moet vandaag nog, liefst binnen het uur. Er wordt gedreigd met een leveringsstop. Haast is het hulpmiddel van de fraudeur, want wie onder druk staat slaat de controle over.
Het derde zijn de kleine verschillen. Kijk naar het volledige adres van de afzender en niet naar de naam die er staat. Vaak wijkt er één letter af, of antwoordt de mail naar een ander adres dan dat van de leverancier. En geef nooit inloggegevens of codes door via mail of telefoon. Uw bank vraagt die nooit, ook niet als de beller zegt dat hij van de bank is.
Als het geld al weg is
Ondanks alle controles kan een betaling toch vertrekken. Wat u dan doet, bepaalt of er nog iets te redden valt.
Bel eerst uw bank, via het nummer op uw kaart of op de website van de bank en niet via een nummer uit een mail. Zeg dat het om een betaling gaat die u zelf hebt uitgevoerd en dat het begunstigde rekeningnummer niet klopt. Vraag of de bank de betaling nog kan tegenhouden of terugroepen. Bij een overschrijving lukt dat soms, als het geld nog niet is uitbetaald. Hoe sneller u belt, hoe groter die kans.
Doe daarna aangifte bij de politie, ook als het bedrag klein lijkt. Het proces-verbaal dat u meekrijgt hebt u nodig voor uw bank en voor uw verzekeraar. Bewaar alles wat bij de fraude hoort: de mail met de volledige afzendergegevens, de vervalste factuur, het rekeningnummer dat erop staat en de schermafbeelding van uw betaling.
Verander ten slotte de wachtwoorden van de mailbox waarlangs de factuur binnenkwam en meld de valse factuur aan de leverancier wiens naam is gebruikt. Die leverancier waarschuwt op zijn beurt zijn eigen klanten. Zo stopt het patroon bij de volgende zaak die een factuur van hem verwacht.
Wat u vandaag doet
- Kies een drempelbedrag vanaf wanneer elke betaling door een tweede persoon wordt nagekeken.
- Zet één regel in uw betaalprocedure: een rekeningnummer dat niet op een eerdere factuur staat, wordt telefonisch bevestigd op een nummer dat u al had.
- Leer uw team de drie signalen hierboven, in vijf minuten aan de koffietafel.
- Zet het nummer van uw bank bij de hand en noteer bij elke nieuwe leverancier meteen wie belt bij twijfel.
Blijft de controle liggen of wilt u die vastleggen in een procedure en in uw systeem, dan is dat werk dat wij overnemen. Het hoort bij onze dienst Beveiliging. U kunt het ook zelf doen met de stappen hierboven. Beide routes werken, zolang er iemand meekijkt voor het geld weggaat.
Wilt u zien wat er voor uw eigen bedrijf mogelijk is? Vraag dan een gratis proefhomepage aan via www.hisarweb.be/proefhomepage.
